Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

KALION GmbH, Salzstraße 185/1, 74076 Heilbronn, Deutschland

E-Mail: kontakt@kalion-software.com · weitere Angaben im Impressum.

Die genannte Adresse ist der Datenschutzkontakt. Eine gesetzlich vorgeschriebene Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird hiermit nicht behauptet.

2. Welche Rolle gilt in welcher Version?

• Website, Registrierung, Vertrag, Support und Abrechnung: KALION entscheidet über diese eigenen Geschäftszwecke und ist hierfür Verantwortlicher.
• KALER-Version: Sie ist als interne Ausgabe gekennzeichnet. Für anwaltliche Mandatsverarbeitung gelten die intern festgelegten Verantwortlichkeiten der KALER-Kanzlei; KALION stellt den technischen Betrieb im vereinbarten Umfang bereit.
• Externe Version: Die jeweilige Kundenkanzlei ist für ihre Mandats- und Arbeitsinhalte Verantwortlicher. KALION verarbeitet diese Inhalte nur auf Weisung als Auftragsverarbeiter. Vor Freischaltung der Datenfunktionen ist die aktuelle Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung durch einen Kanzlei-Admin zu bestätigen.
• Verbraucherinnen und Verbraucher: Wer KALINA für eigene, private Angelegenheiten nutzt, gibt keine Daten Dritter in fremder Verantwortung ein. Eine Auftragsverarbeitung liegt dann nicht vor: KALION verarbeitet diese Inhalte zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) als eigener Verantwortlicher. Ihre Betroffenenrechte richten Sie in diesem Fall unmittelbar an KALION; eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist weder erforderlich noch abzuschließen.

3. Eigene Verarbeitung durch KALION

• Account und Vertrag: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Kanzlei, Rolle, Tarif, Nutzerzahl, Vertrags- und Zahlungsstatus; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Anfragen: Tarifwunsch, Nachricht und optional Telefon sowie ein nicht rückrechenbarer technischer Prüfwert zur Missbrauchsabwehr; Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Sicherheit und Betrieb: Zeitstempel, technische Anfrage-, Fehler-, Sicherheits- und Auditdaten, gegebenenfalls IP-Adresse; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Interessen sind sicherer Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und Nachweis berechtigter Zugriffe.
• Abrechnung: Rechnungs- und Transaktionsmetadaten; Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Vollständige Karten- oder Online-Banking-Zugangsdaten speichert KALINA nicht.

Es werden nur technisch notwendige Sitzungs- und Einstellungswerte eingesetzt. KALINA setzt auf den Produktseiten keine Werbe- oder Reichweiten-Tracking-Cookies ein.

4. Kanzlei-, Mandats- und KI-Inhalte

Je nach verwendeter Funktion können Texte, Dokumente, Aktenangaben, Kommunikationsdaten und daraus erzeugte Arbeitsergebnisse verarbeitet werden. Darin können Daten von Mandanten, Gegnern, Beschäftigten, Zeugen, Sachverständigen, Behörden, Gerichten und weiteren Beteiligten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein.

Bei der externen Version legt die Kundenkanzlei Rechtsgrundlage, Zweck, Umfang und Speicherdauer fest, soweit sie Daten Dritter einbringt. Bei privater Nutzung durch Verbraucher entfällt diese Aufteilung; dort bestimmt KALION Zweck und Umfang im Rahmen der Vertragserfüllung. Soweit besondere Kategorien für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, kann insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO einschlägig sein; die Prüfung im Einzelfall obliegt der verantwortlichen Kanzlei.

Vor unterstützten externen KI-Aufrufen ersetzt eine zentrale Datenschutz-Firewall erkannte direkte Identifikatoren anfragebezogen durch Tokens. Die Zuordnung verbleibt im flüchtigen Arbeitsspeicher des KALINA-Servers und die Antwort wird dort zurückübersetzt. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten. Nicht sicher vorverarbeitbare Binär-, Bild-, Scan- oder Audiodaten werden im strikten Modus nicht an den KI-Dienst übertragen.

5. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Übermittlungen

Empfänger erhalten Daten nur, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist. Eingesetzt werden können:

• Hosting und Infrastruktur: Hetzner Online GmbH, Deutschland/EWR.
• KI-API je nach aktivierter Funktion: Anthropic, OpenAI oder Google Cloud. Es werden nur die für den konkreten Auftrag erforderlichen, zuvor gefilterten Inhalte übertragen.
• Transaktions-E-Mail: Resend/Plus Five Five, Inc., soweit der E-Mail-Dienst konfiguriert ist.
• Zahlungen: Stripe Payments Europe, Ltd. und beteiligte Zahlungsstellen, sofern elektronische Zahlung gewählt wird. Stripe verarbeitet einzelne Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortlichkeit, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Zahlungspflichten.

Bei US- oder sonstigen Drittlandbezügen erfolgen Übermittlungen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. API-Geschäftsdaten werden nach den jeweils vereinbarten Geschäftskonditionen nicht für allgemeines Modelltraining freigegeben. Nutzer dürfen keine Trainingsfreigabe oder Feedback-Weitergabe im Namen der Kanzlei aktivieren.

Wer eigene API-Schlüssel oder einen eigenen Anbieter konfiguriert, muss die datenschutz- und berufsrechtliche Zulässigkeit dieses unmittelbaren Vertragsverhältnisses selbst prüfen.

6. Speicherdauer und Löschung

Account-, Vertrags- und Abrechnungsdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen dies erfordern. Abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Registrierungs- und Abo-Anfragen werden grundsätzlich spätestens nach 180 Tagen aus dem Anfrage-System entfernt, sofern kein Vertrag oder anderer Aufbewahrungsgrund folgt.

Kanzlei- und Arbeitsinhalte werden entsprechend der jeweiligen Funktion, Weisung und vereinbarten Frist gespeichert. Nutzer können löschbare Inhalte in den vorgesehenen Funktionen entfernen. Nach Vertragsende werden Produktivdaten nach Maßgabe des AVV gelöscht oder zurückgegeben; Sicherungskopien werden im dokumentierten Zyklus überschrieben und bis dahin nicht für andere Zwecke verwendet.

Sicherheitsprotokolle werden nach risikobezogenen, dokumentierten Fristen begrenzt aufbewahrt. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall oder eine gesetzliche Nachweispflicht dies erfordert.

7. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die für Konto, Vertrag und sichere Anmeldung als erforderlich markierten Angaben sind für die Leistung notwendig; ohne sie kann kein Zugang bereitgestellt werden. KALION trifft keine Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ausschließlich automatisiert. KI-Ausgaben sind Arbeitshilfen und müssen von einem Menschen geprüft werden.

8. Rechte betroffener Personen

Je nach Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen zu KALION-eigenen Zwecken richten Sie an kontakt@kalion-software.com. Bei Mandatsinhalten der externen Version ist grundsätzlich zuerst die jeweilige Kundenkanzlei zuständig; KALION unterstützt sie im Rahmen des AVV.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

9. Vertraulichkeit und Sicherheit

KALINA verwendet unter anderem Transportverschlüsselung, sichere und zeitlich begrenzte Sitzungen, rollen-, mandanten- und eigentümerbezogene Zugriffskontrollen, serverseitige Berechtigungsprüfungen, Datenminimierung, Provider-Pseudonymisierung, verschlüsselte Sicherungen, Wiederherstellungsprüfungen, Monitoring sowie Sicherheits- und Abhängigkeitsprüfungen.

Mitwirkende Personen werden auf Vertraulichkeit verpflichtet und Zugriffe nach dem Erforderlichkeitsprinzip beschränkt. Die technischen Maßnahmen unterstützen die Anforderungen an anwaltliche Verschwiegenheit und § 203 StGB; die verantwortliche Kanzlei bleibt für die berufsrechtliche Bewertung ihrer konkreten Nutzung, insbesondere nach § 43e BRAO, zuständig.

10. Änderungen und Kontakt

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger oder Rechtslage wesentlich ändern. Bei Änderungen, die eine neue vertragliche Freigabe erfordern, fordert KALINA eine erneute versionierte Bestätigung an. Fragen und Datenschutzanliegen: kontakt@kalion-software.com.